Die Krankenkassen erwarten den Zahlungseingang der SV-Beiträge vom Arbeitgeber zum drittletzten Bankarbeitstag des jeweiligen Monats. Die Beitragsnachweise müssen gar schon am sechstletzten Bankarbeitstag abgeliefert werden. Das ist ein Zeitpunkt, zu dem viele Firmen die eigentliche Lohn- und Gehaltsabrechnung noch gar nicht erstellen können. Schließlich fehlen noch die endgültigen Arbeitsstunden und eventuelle Krankheitstage am Monatsende.

Das ist ein Dilemma - wie können Unternehmen damit möglichst gut umgehen?

Die Lösung ist: Die genutzte Lohnabrechnungssoftware sollte eine einfache Möglichkeit dafür bieten.

Es ist nämlich möglich, die SV-Beiträge auf Knopfdruck und vor der eigentlichen Lohnabrechnung errechnen zu lassen und die Beitragsnachweise an die Krankenkasse zu senden. Damit lässt sich der Aufwand für dieses Thema minimieren.

Wie funktioniert das? Die Software "schätzt" die Höhe der voraussichtlichen Beiträge und meldet diese Schätzung an die Krankenkassen. Einen Monat später, zum nächsten Abgabetermin, prüft die Software, ob es Abweichungen zwischen der Schätzung und der tatsächlichen Abrechnung gab. Ist dies der Fall, werden diese nun "nachgemeldet". Damit bekommt die Krankenkasse auf jeden Fall den korrekten Betrag. Und der Unternehmer erspart sich Korrekturabrechnungen.

In Quick-Lohn erledigen Sie die sehr einfach über Lohnabrechnung --> Schätzen und Drucken der SV-Beiträge.

Was ist der Hintergrund?

Noch vor 10 Jahren waren die SV-Beiträge erst zum 15. des Folgemonats fällig, ähnlich wie jetzt auch noch die Lohnsteuer (10. des Folgemonats). Firmen konnten ihre Lohnabrechnung also in Ruhe vornehmen, wenn sie nach Ablauf des Monats alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter beisammen hatten.

Dann gab es eine Reform durch die damalige Arbeitsministerin Ulla Schmidt. Damit die Rentenkasse mehr Geld zur Verfügung haben und dafür der Beitragssatz zur Rentenversicherung konstant bleiben konnte, mussten nun alle SV-Beiträge ca. 20 Tage früher überwiesen werden. Die Meldung über die Höhe der Beiträge muss gar bis zum sechstletzten Bankarbeitstag des Monats um 23:59 bei den Krankenkassen eingegangen sein. Dieser Tag liegt meist um den 21./22. eines Monats.

Für viele Firmen ist diese Regelung ärgerlich und mit Mehrarbeit verbunden. Deshalb gibt es auch immer wieder Initiativen, die Regelung wieder "zurückzudrehen". Zuletzt wurde 2014 ein entsprechender Antrag aus Sachsen in den Bundesrat eingebracht. Letztlich scheitern diese Vorschläge jedoch immer wieder am Argument der Finanzierbarkeit für die Rentenversicherung.